Validez, beneficios y usos de la firma digital en las empresas
La firma digital está siendo incorporada por más empresas de toda clase de giro y tamaño, debido a los amplios beneficios y usos que ésta les brinda.
Antes de pensar en incorporarla y comprobar por ti mismo que realmente esta herramienta te puede funcionar; las primeras interrogantes que te surgirán son :¿qué tan válida es?, ¿a qué normativa o marco legal está sujeta? A continuación te brindaré mayor información que te ayude a resolver tus dudas.
Validez legal de la firma digital en México
Desde las modificaciones al Código Civil y de Comercio en los años 2000 y 2003, la prestación de consentimiento a través de medios electrónicos es igualmente válida que las firmas manuscritas. Esto convierte a la firma digital en un instrumento completamente válido para efectuar operaciones mercantiles en México.
Acorde al artículo 89 bis del Código de Comercio, no pueden negarse los efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria, aunque este sea representado en un mensaje de datos. Interpretando lo que dice el Código de Comercio, independientemente de presentarse en formato digital, su validez legal es absoluta.
Si quieres conocer por completo el marco legal que valida a la firma digital te interesará leer la siguiente nota:
Contratos con firma digital en México: ¿qué marco legal los valida?
3 mins de lectura
Bien, ahora ya sabes que es completamente válida de forma legal para efectuar operaciones mercantiles en tu empresa; es tiempo de hablar de los beneficios que aporta en las actividades diarias de tu empresa.
Beneficios de la firma digital en las empresas
- Ahorro de dinero: el implementar la firma digital a tu empresa te permitirá disminuir gastos en papelería como lo son las toneladas de papel usadas, cartuchos de tóner, energía eléctrica, etc. Podrás aprovechar esos recursos ahorrados y destinarlos a otras áreas como marketing y ventas o efectuar inversiones que permitan hacer crecer tu empresa.
- Firma segura: todo aquel documento firmado mediante este instrumento no puede ser alterado ni manipulado de ninguna manera. Esto garantizará confidencialidad y confianza a tus clientes, proveedores y personal. Valores con los que toda empresa desea y debe contar.
- Apoyo en tu transformación digital: la firma digital, al ser una herramienta basada en la nube, te brindará la suficiente flexibilidad para que mandes a firmar y te firmen documentos desde cualquier dispositivo, al tiempo aumentar la eficiencia y productividad de tu negocio.
A estas alturas ya estarás hilando la información previamente mostrada con las actividades que realizas en tu empresa, así que es tiempo de ver las principales aplicaciones y usos en los que la firma digital podrá ayudarte.
Usos de la firma digital en las empresas
- Contratos de venta: uno de los obstáculos más importantes para cerrar una venta es justo la firma del acuerdo de ambas partes. La firma digital te permite agilizar este proceso en hasta un 30 %. Esta herramienta automatiza tus procesos de venta, ya que completa automáticamente propuestas y contratos con datos de prospectos, establece una jerarquía de firma priorizada, envía acuerdos y automatiza recordatorios, todo esto sin salir de tu CRM.
- Ideal para Recursos Humanos: la firma digital ayuda a los prospectos reclutados de RRHH a completar la documentación de incorporación hasta 3 veces más rápido. Adicional a esto, mediante los recordatorios automáticos, le avisarán a la persona encargada del área si alguien no ha firmado el documento solicitado, así evitarán la pérdida de tiempo que implica estar dando seguimiento firma por firma faltante.
- Simplifica procesos en PyMEs: no importa si tu equipo de trabajo es pequeño, implementar la firma digital a tus procedimientos resulta sencillo y rápido. La automatización e independencia que logras tú y tu equipo de trabajo te permitirá ahorrar tiempo y recursos, factores indispensables para el crecimiento rápido de tu PyME.
Si buscas asesoramiento y/o capacitación personalizada para implementar la firma digital en tu empresa sigue el enlace que presentamos a continuación:
Firma digital y certificación de documentos
Referencias:
- La validez jurídica de la firma electrónica en México | DocuSign
- ¿Qué beneficios aporta la firma electrónica digital en tu empresa? | Nube Digital MX
- Casos de uso | HelloSign
