Protección de datos personales en una empresa: 7 tips para su manejo
Cuando hablamos de datos personales en una empresa o negocio, existen diversos aspectos que debemos tomar en cuenta para su protección, como el aviso de privacidad, derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición) y política de cookies, por citar algunos. Por eso el día de hoy te contaré qué son los datos personales y te daré algunos tips para que mejores en su manejo.
Es importante tener en cuenta que toda empresa o negocio que recaba datos personales, se considera responsable del tratamiento de los mismos. Ellas son las que deciden sobre el tratamiento de los datos personales, es decir, establecen las finalidades del tratamiento o el uso que se le dará a éstos, el tipo de datos que se requieren, a quién y para qué se comparten, cómo se obtienen, almacenan y suprimen, y en qué casos se divulgarán, entre otros factores de decisión.
¿Qué tipo de datos son datos personales?
Los datos personales son cualquier información relativa a una persona física, la cual la identifica o hace identificable; es la información que nos da identidad y diferencia de otros individuos.
Estos datos siempre serán del titular, sin embargo, en ocasiones es necesario que los proporciones a otros para hacer un trámite, inscribirte a algún programa público, comprar un producto o contratar un servicio.
Por lo anterior, es importante que como empresario o dueño de negocio, al ser el responsable, los protejas, toda vez que un mal uso de los mismos te puede generar problemas, causando daños o poniendo en riesgo a tus clientes, su seguridad e, inclusive, su patrimonio. Por eso y más, la protección de datos personales se torna necesaria.
Si tu empresa o negocio utiliza datos personales, estás obligado por ley a velar por la protección y salvaguardar datos personales de tus clientes (titulares de los datos), con el fin de garantizar su uso y respetar la privacidad; así como su derecho a la autodeterminación informativa, es decir, su derecho a decidir de manera libre e informada sobre el uso y trato de esa información personal.
Por lo anterior es importante tener presente que si tratas con datos personales, estás obligado a respetar los derechos ARCO de tus clientes. Es por eso que debes asegurarte de conocer a fondo en qué consisten estos derechos, y adecuar tus políticas internas para que sean respetados.
La protección de datos personales en el
mundo digital y su importancia
Tips para el manejo de datos personales en tu empresa o negocio
Sabemos que los datos personales son un tema muy delicado y, por lo tanto, es esencial saber sobre su correcto manejo para evitar problemas futuros. Por eso aquí te presento 7 tips que pueden ayudarte a tener un mejor manejo de los datos personales en tu empresa o negocio.
1. Realiza un diagnóstico para conocer tu situación actual
Si tienes dudas sobre el estado actual de tus políticas sobre datos personales lo mejor es hacer un análisis que permita entender su estado actual. Solo conociendo tus fortalezas y debilidades puedes comenzar a realizar los cambios necesarios para mejorar.
2. Implementa políticas internas que desglosen todos los puntos en materia de datos personales
Cuando tratas continuamente datos personales es importante tener políticas internas claras sobre su manejo. Debes dejar claro quiénes pueden tener acceso a los datos y el uso que pueden darles, mientras más explícitas sean tus políticas menos problemas tendrás a futuro.
3. Designa al personal que se encargará de todo lo relacionado con datos personales
A veces es sencillo hacer que una persona de un área afín se haga cargo también del manejo de los datos personales que llegan a tu empresa o negocio. Sin embargo, por la naturaleza sensible de la información que se recibe es importante que haya personal que se encargue exclusivamente de los procesos que involucran a los datos personales de tus clientes. De esta manera evitarás problemas a futuro y la productividad de tu equipo no se verá afectada.
4. Capacita a tu equipo en este tema
El mundo digital está en constante cambio y el marco legal que protege a los usuarios se transforma junto a él. Por lo cual mantener actualizado a tu equipo encargado del manejo de los datos personales es imperativo para asegurar que todos los procesos se lleven a cabo dentro de los marcos legales actuales.
5. Utiliza avisos de privacidad a la medida de tu empresa o negocio
Toda empresa o negocio tiene sus particularidades y es por eso que no puedes hacer uso de avisos de privacidad genéricos. Si bien estos pueden serte de ayuda para establecer una base, es importante que consultes a un profesional a medida que crezcas y así asegurarte que todo se está llevando acorde a la ley.
6. Implementa tecnología adecuada para salvaguardar la información
La tecnología ha avanzado a pasos agigantados para bien y para mal, por eso es importante que dentro de tu empresa o negocio cuentes con los medios adecuados para garantizar la protección de los datos personales de tus clientes. Hoy en día existen muchas opciones para contratar servicios de respaldo y cifrado de datos que pueden adaptarse a tus necesidades.
7. Hazlo con ayuda de un profesional
Apoyarse en Internet siempre es bueno para tener un primer acercamiento a un tema, pero lo mejor siempre será tener el apoyo y guía de un profesional. Es por eso que si vas a iniciar un proyecto en donde manejas datos personales, lo mejor es que te acerques a un abogado para asegurar que todo se haga en línea con las legislaciones actuales y más en temas digitales.
Si quieres saber más de este tema o requieres asesoría, en Legal & Digital estamos listos para ayudarte y resolver todas las dudas que tengas sobre el manejo de datos personales para tu empresa o negocio.
Protección de datos personales con Legal & Digital
Referencias:
Guía para titulares de los Dators Personales - INAI
